En faktura lander hos en medarbejder i økonomi. Den rummer både kontorartikler og it-udstyr, men linjerne hører til forskellige afdelinger og budgetter. Hvem skal godkende hvad? Med avancerede godkendelsesflows kan hver linje sendes til den rette ansvarlige, mens hele sagen stadig hænger sammen.
Det løser et velkendt problem: Når hele fakturaen sendes rundt samlet, kan den lande hos personer, der kun har ansvar for en del af indholdet. Sendes linjerne i stedet videre hver for sig, bliver det sværere at følge beslutningerne. Et multilinje-flow samler sagen, samtidig med at de rette personer behandler hver deres del.
Hver fakturalinje får sin egen vej
Forestil dig, at den budgetansvarlige i administrationen skal godkende kontorartiklerne, mens it-afdelingen skal tage stilling til udstyret. I et samlet flow kan linjerne sendes til de rette personer, uden at nogen får ansvar for hele fakturaen. Det er en mere rimelig fordeling af ansvaret, synes jeg, og den gør det lettere for alle at se, hvad de skal tage stilling til.
Flere godkendelser kan foregå samtidig. Administrationen gennemgår sin linje, mens it-afdelingen vurderer udstyret. Ingen behøver vente på den anden afdeling, hvis opgaverne ikke afhænger af hinanden. Status, kommentarer og beslutninger kan følge de enkelte linjer, så økonomi kan se, hvor sagen står.
Samme løsning kan bruges til en indkøbsanmodning, der omfatter flere afdelinger. Hver afdeling godkender sine egne varelinjer, før bestillingen går videre. Det fjerner ikke al opfølgning, men gør det lettere at se, hvem der mangler at svare. Det er trods alt mere overskueligt end at lede efter den seneste besked i en lang mailtråd.
Betingede trin sender særlige linjer videre
Hvad sker der, hvis én linje kræver en ekstra kontrol? It-udstyr kan for eksempel sendes videre til en teknisk ansvarlig, mens kontorartiklerne følger den almindelige godkendelse. Med betingede trin kan bestemte dele af sagen sendes videre ud fra faste kriterier, uden at alle linjer automatisk får ekstra kontrol.
Det kræver, at arbejdsgangen er gennemtænkt. Hvilke oplysninger udløser et ekstra trin? Hvem modtager sagen, og hvad sker der, hvis linjen bliver afvist? Det er måske ikke mødedagens mest spændende emne, men svarene har stor betydning i hverdagen. En klar regel er bedre end at forvente, at medarbejderne selv finder næste skridt.
Det gælder også rejseafregninger. Transport, hotel og måltider kan stå på samme sag, men kræve forskellige kontroller. En enkelt udgift kan sendes til en særskilt godkender, mens de øvrige linjer behandles samtidig. På Nordflows side om multilinje-flow beskrives en løsning, hvor flere linjer indgår i samme proces, men behandles hver for sig.
Samlet status gør opfølgningen lettere
Uden et fælles overblik må medarbejderne måske spørge rundt: Er it-linjen godkendt? Har afdelingen kommenteret på sin del? Skal økonomi vente, eller kan resten af sagen gå videre? Når status og kommentarer følger linjerne, er det lettere at se, hvad der er afgjort, og hvad der stadig kræver handling.
Manuel videresendelse kan virke enkel, når kun få personer er involveret. Så kommer der måske en rettelse eller en afvisning, eller en kollega ved ikke, hvem der har sagen. Pludselig ligger beslutningerne spredt i indbakker. I et samlet flow kan en afvist linje sendes tilbage til rettelse, uden at de øvrige godkendte dele nødvendigvis skal gennemgås igen.
Det er værd at være præcis i opsætningen: Kan én linje ændres uden at nulstille hele sagen? Bliver den rette ansvarlige orienteret om rettelsen? Kan økonomi se, om ændringen påvirker andre linjer? Tydelige svar gør det lettere at holde styr på processen, også når noget ikke går som planlagt.
Hvornår passer et multilinje-flow til opgaven?
Avancerede godkendelsesflows er især relevante, når én sag indeholder flere linjer med forskellige budgetansvarlige, afdelinger eller kontrolbehov. Se på en almindelig faktura eller indkøbsanmodning: Hvem behandler hver del i dag? Hvor opstår ventetiden, og hvordan håndteres afvisninger? De spørgsmål kan hjælpe med at afklare, om et samlet flow vil gøre arbejdet mere overskueligt.
Hold også øje med gentagne manuelle videresendelser. Hvis medarbejderne ofte deler en sag op, forklarer indholdet igen eller leder efter den seneste kommentar, kan det være tegn på, at processen bør samles. Omvendt er et mere avanceret forløb ikke den rette løsning til enhver sag. En enkel godkendelse bør ikke få ekstra trin, bare fordi teknologien giver mulighed for det.
Arbejdsgangen skal kunne forklares uden en lang vejledning: Hvem får hvilke linjer? Hvilke betingelser udløser ekstra kontrol? Hvad sker der efter en afvisning? Når medarbejderne kan svare på det, og status er synlig for dem, der arbejder med sagen, er det lettere at komme videre uden at miste overblikket over den enkelte linje.
Se mere hos nordflow.io.